De voordelen van een digitaal archief voor bouwplannen en bouwdossiers

Sinds het begin van de 21ste eeuw is de wereld terechtgekomen in een digitale revolutie waarbij we op grote schaal gebruik maken van digitale tools en apps.

Ook in de bouw- en vastgoedsector is deze digitale transitie volop aan de gang!

Elk bedrijf steunt geheel of gedeeltelijk op digitale informatie die een nog belangrijkere troef is geworden. Om deze digitale informatie gedurende de hele levenscyclus goed te beheren, zijn passende organisatorische en technische maatregelen nodig.

Zelfs als organisaties in de bouwsector al de nodige digitale tools gebruiken om informatie te beheren, vergeten ze vaak de laatste stap in de levenscyclus: archivering van bouwplannen, technische tekeningen en andere documenten.

Wat betekent het om digitaal te archiveren?

In de “papieren wereld” reduceren de meeste bedrijven archivering tot de meest eenvoudige oplossing: het opslaan van papier in de kelder of in kantoren.
Omdat papier langzaam veroudert, kon men ervan uitgaan dat de leesbaarheid op lange termijn verzekerd was en dat de integriteit van de documenten gemakkelijk kon worden aangetoond.

Een degelijke digitale archiveringsoplossing zal jouw bedrijf helpen om zich te ontdoen van de papieren bestanden en zal je toelaten om gemakkelijker toegang te krijgen tot jouw informatie.

Een goede digitale archiveringsoplossing heeft verschillende kenmerken, zoals:

  • Het converteren van je papieren bouwplannen en dossiers naar een formaat voor langdurige bewaring;
  • Beschrijven van gearchiveerde informatie;
  • Controleren en valideren van informatie;
  • De integriteit op lange termijn waarborgen;

Een wettelijk kader dwingt bedrijven om uiteenlopende documenten zoals sociale documenten, HR-documenten, boekhouding,… te bewaren en om hun authenticiteit en integriteit te kunnen bewijzen.

Het doel van een digitale archiveringsoplossing is om de juridische waarde te bewaren en het risico op een claim of rechtszaak tot een minimum te herleiden.

De Belgische Digitale Wet zal dit doel versterken, door een juridische waarde toe te kennen aan digitale documenten en organisaties zekerheid te bieden bij het gebruik van gekwalificeerde digitale archieven.

Voordelen van een digitaal archief

Een digitale archiveringsoplossing zal u helpen om jouw informatie beter te beheren en zal je bevrijden van bedrijfsoplossingen zoals ECM, ERP, CRM, …

Inderdaad, waar bedrijfsoplossingen vrij vaak veranderen om zich aan te passen aan de dagelijkse praktijk, zullen archiveringsoplossingen jouw informatie bewaren buiten deze softwaretoepassingen.

Digitale archiveringsoplossingen zullen je ook helpen om:

  • Zich te ontdoen van legacy applicaties
  • Informatie gemakkelijk te doorzoeken en sneller toegankelijk te maken
  • De integriteit te waarborgen voor het behoud van juridische waarde
  • Bewaartermijnen en opslag beter te beheren
  • Papierloze kantoren en processen mogelijk te maken
  • Privacygegevens gemakkelijk te beheren

De Belgische Digitale Wet biedt een nieuw wettelijk kader om digitale archiveringssystemen te implementeren. De wet legt de vereisten vast om de juridische waarde van digitale documenten te beveiligen en hun bewaring te garanderen.

Jouw bouwplannen en bouwdossiers digitaliseren, hoe werkt dat?

Zit je nog op een berg van papieren bouwplannen en bouwdossiers?

Reproduct scant al je documenten, plannen en tekeningen en stelt deze beschikbaar volgens de gemaakte afspraken.

Achteraf kan je die technische tekening, dat bouwplan, of dat as-built-dossier laten afdrukken op het moment dat je het nodig hebt.

Geen overvolle archieven meer en toch altijd die plannen of tekeningen direct beschikbaar.

Meer weten over het aanleggen van je digitale archief? Contacteer ons via het formulier of bel ons op 09 265 81 82.

Menu